نظام‌مهندسی و استانداردهای تولید و توسعه نرم‌افزار (نماتن)
مرحله اول: نحوه ارجاع کار (فصل پنجم)
برگزاری مسابقه و ارزیابی پیشنهاد
NMTN.EVL.03
كليات
در اين مستند به بيان چگونگي برگزاري يك مسابقه نرم‌افزاری، ارزيابي پیشنهادهای دريافتي و در نهايت چگونگي انتخاب برنده يك مسابقه نرم‌افزاری پرداخته می‌شود.
برگزاري مسابقه نرم‌افزاری
مراحل برگزاری یک مسابقه نرم‌افزاری عبارت‌اند از:
1- اعلام مسابقه
برگزارکنندگان يك مسابقه نرم‌افزاری، می‌بایستی آن مسابقه را از طريق تارگاه اطلاعاتي انجمن شرکت‌های انفورماتيك ایران و طبق قانون در يك روزنامه كثيرالانتشار اعلام نمايند. حداقل فرصتي كه سازمان مسابقه گذار براي دريافت اسناد مسابقه معين می‌نماید 2 هفته می‌باشد.
اطلاعاتي كه بايد در اين اعلام وجود داشته باشد عبارت‌اند از:
-نام سازمان مسابقه گذار
-نام مسابقه
-تعريف كلي مسابقه
-شرايط و محدودیت‌ها
-نحوه دريافت اسناد مسابقه
-مهلت دريافت اسناد مسابقه
-مهلت ارسال پیشنهادها (Proposal)
-آدرس و شماره تماس سازمان
2- بررسي سازمان
از پايان مدت دريافت اسناد شركت در مسابقه، حداقل مدت 1 ماه بايد به شرکت‌های پیشنهاددهنده وقت داده شود كه نسبت به ارائه پیشنهادهای (Proposal) خود اقدام نمايند و در اين فاصله بايد به شرکت‌ها فرصت مساوي داده شود كه از كارهاي قبلي سازمان در رابطه با موضوع مورد مسابقه و همچنين سیستم‌ها و مستندات موجود سازمان، بازديد به عمل آورند.
3- تجديد مسابقه
شرکت‌هایی كه اسناد مسابقه را دريافت نموده‌اند می‌بایست يا در مسابقه شركت نمايند و يا اينكه با ذكر دليل، انصراف خود را از شركت در مسابقه اعلام نمايند.
در پايان مهلت دريافت پیشنهاد (Proposal)، چنانچه تعداد شرکت‌های پیشنهاددهنده كمتر از 3 شركت باشد، آن مسابقه تجديد می‌گردد.
در اين هنگام سازمان برگزارکننده مسابقه، با توجه به نظرات انصراف دهندگان از مسابقه و همچنين بررسي كارشناسي بايد نسبت به رفع اشكالات احتمالي اسناد مسابقه و نحوه شركت در آن اهتمام ورزيده و ظرف حداكثر 2 ماه نسبت به برگزاري مسابقه اقدام نمايد.
4- ارزيابي
در ارزيابي پیشنهادهاي (Proposal) دريافتي، بررسي اسناد شركت بر طبق روال زير صورت مي‌پذيرد.
الف: بررسي اطلاعات حقوقي
ب: ارزيابي توان مديريتي و اجرايي شركت
ج: ارزيابي توان فني شركت پیشنهاددهنده
د: ارزيابي قيمت
در ابتدا مراحل الف، ب و ج انجام‌شده و از شرکت‌هایی كه در هر سه مرحله موفق به كسب نمرات و شرايط لازم شده‌اند، درخواست می‌گردد كه ظرف مدت 10 روز نسبت به ارسال قيمت پيشنهادي خود اقدام نمايند. همچنين به شرکت‌هایی كه در بررسی‌های 3 مرحله اول حذف شده‌اند از زمان اعلام، به مدت 1 هفته فرصت اعتراض داده می‌شود و چنانچه اعتراضي در اين زمينه دريافت شود، سازمان برگزارکننده مسابقه موظف است كه دلايل حذف شركت معترض را اعلام نمايد.
5- اعلام برنده
پس از اتمام مهلت دريافت پيشنهاد قيمت شرکت‌هایی كه در سه مرحله اول بررسي و ارزيابي پیشنهادها (Proposal) موفق به كسب حداقل نمره گردیده‌اند، سازمان برگزارکننده مسابقه ظرف مدت حداكثر 1 هفته نسبت به برگزاري يك جلسه با حضور نمايندگان شرکت‌ها به جهت بازگشايي پاكت قيمت اقدام می‌نماید.
در اين جلسه ابتدا نمره کسب‌شده توسط شرکت‌های حاضر كه 70 درصد كل نمره را تشكيل می‌دهد قرائت شده و سپس نسبت به بازگشايي پاكت قيمت پیشنهاددهندگان و قرائت آن اقدام می‌گردد.
از زمان اين جلسه، برگزارکننده مسابقه ظرف مدت 1 هفته بايد نسبت به اعلام برنده مسابقه اقدام نمايد.
ارزيابي پیشنهاد (Proposal)
همانطور که در ديگر مستندات نظام‌مهندسی و استانداردهاي توليد و توسعه نرم‌افزار (نماتن) اشاره گرديد، پس‌ازاینکه مهلت ارسال پیشنهاد (Proposal) براي شرکت در يک مسابقه نرم‌افزاري به پايان رسيد، فرآيند ارزيابي پیشنهادها (Proposal) و انتخاب برنده واجد شرايط آغاز می‌گردد.
در اين ارزيابي مسلماً وجود پارامترهاي ارزيابي از پيش تعیین‌شده، نقش مهمي را در جلوگیری از تضييع هرگونه حقي از شرکت‌کنندگان در مسابقه ايفا می‌نماید.
در اين مستند سعي می‌گردد که با تعريف پارامترهاي ارزيابي و همچنين چگونگي ارزيابي پیشنهادها (Proposal) از ابعاد مختلف، به بيان چگونگي انتخاب برنده يا برندگان يک مسابقه نرم‌افزاري پرداخته شود.
نکته ديگري که به آن بايد توجه نمود اينست که پارامترهاي ارزيابي و ميزان اهميت آن‌ها بايد توسط کارفرما در درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ارائه شود.
مراحل ارزيابي پیشنهادهاي (Proposal) دريافتي
الف: بررسي اطلاعات حقوقي
ب: ارزيابي توانمندی‌های شرکت و توان مديريتي و اجرائي آن
پ: ارزيابي نحوه انجام پروژه و توان فني شرکت
ت: ارزيابي قيمت پيشنهادي
در ادامه با ارائه يک مدل فرآيندي (Process Flow) به بررسي چگونگي ارزيابي پیشنهاد (Proposal) مي‌پردازيم.
الف: بررسي اطلاعات حقوقي
در اولين بررسي صورت گرفته، مدارک ارسالي مورد بررسي قرار می‌گیرد و چنانچه نقصي در اين مدارک وجود داشته باشد که برطرف کردن آن ممکن باشد، بااطلاع به شرکت پیشنهاددهنده و با ارائه يک فرصت 48 ساعته، شرکت را از نقص مدارک ارائه شده مطلع و امکان و فرصت تکميل مدارک به آن داده می‌شود.
در اينجا کنترل‌های زير نيز که از اهميت به سزايي برخوردار است بايد انجام گيرد.
- آيا امتياز شرکت، بالاتر از حداقل امتياز تعیین‌شده براي شرکت در مسابقه است؟
- آيا گردش مالي شرکت، حداقل يک بيستم از قيمت برآوردي پروژه می‌باشد؟
در ادامه به ارائه چک ليست بررسي اين بخش پرداخته می‌شود.
ب- ارزيابی توانمندی‌های شرکت و توان مديريـتی و اجرائی آن
در اين بخش به بررسي و ارزيابي توانمندي شرکت پیشنهاددهنده و درواقع ارزيابي توان مديريتي و اجرايي آن پرداخته می‌شود، فرض براين است که شرکت پیشنهاددهنده حداقل پنجاه درصد از حداکثر نمره اين بخش را کسب خواهد نمود و گرنه از فهرست شرکت‌ها حذف خواهد گرديد.
همچنين اگر در مدارک ارسالي شرکت پیشنهاددهنده نقايصي مشاهده گردد که امکان برطرف نمودن آن نقايص وجود داشته باشد بااطلاع به شرکت پیشنهاددهنده و با ارائه يک فرصت 48 ساعته، شرکت را از نقص مدارک ارائه شده مطلع، و امکان و فرصت تکميل مدارک به آن داده می‌شود
در ادامه به ارائه پارامترهاي ارزيابي اين بخش پرداخته می‌شود.
ج: ارزيابي نحوه انجام پروژه و توان فني شرکت
در اين قسمت نيز توان فني شرکت در جهت اجرای پروژه مورد ارزيابی قرار می‌گیرد. چنانچه شرکتی نتواند حداقل 60 درصد از کل نمره اختصاص داده شده به اين بخش را به خود اختصاص دهد از فهرست شرکت‌های مورد ارزيابی حذف خواهد شد.
همچنين اگر در مدارک ارسالي شرکت پیشنهاددهنده نقايصي مشاهده گردد که امکان برطرف نمودن آن نقايص وجود داشته باشد بااطلاع به شرکت پیشنهاددهنده و با ارائه يک فرصت 48 ساعته، شرکت را از نقص مدارک ارائه شده مطلع، و امکان و فرصت تکميل مدارک به آن داده می‌شود.
در ادامه به ارائه پارامترهاي ارزيابي اين بخش پرداخته می‌شود.
د- ارزيابی قيمت پيشنهادی
در ارزيابی قيمت پيشنهادی، مهم‌ترین اصلی را که بايد به آن توجه نمود اين است که قيمت پيشنهادی در يک محدوده قابل‌قبول از قيمت تخمين زده شده توسط مشاورين پروژه قرار گيرد. بنابراين چنانچه قيمت پيشنهادی شرکت بالاتر و يا پایین‌تر از 30 درصد برآورد قيمت باشد، حذف می‌گردد.
در اين ارزيابي، پایین‌ترین قيمت پيشنهادي که در محدوده مورد نظر قرار گرفته باشد، بالاترين امتياز را کسب می‌نماید.
نتيجه ارزيابي
در پايان ارزيابي شرکت‌هایی که در مسابقه شرکت نموده‌اند، نمرات شرکت‌ها را مطابق با جدول زير بررسي و محاسبه نموده و نسبت به انتخاب شرکت برنده مسابقه که بالاترين امتياز کل را دارا باشد، اقدام می‌گردد.
پيوست 1
پارامترها و نمرات ارزيابي
در ادامه به بيان پارامترها و امتيازهاي پيشنهادي براي ارزيابي پیشنهادها (Proposal) پرداخته می‌شود. ذكر اين نكته ضروري است كه اين پارامترها با توجه به ماهيت سيستم مورد مسابقه می‌تواند متغير باشد و سازمان برگزارکننده مسابقه مجاز است كه خود نمراتي را براي پارامترهاي مورد اشاره در نظر بگيرد، اما در اين صورت پارامترها و نمرات آن‌ها بايد در درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) ذكر شوند، در غير اين صورت نمرات پيشنهادي كه در ادامه ارائه شده است در نظر گرفته خواهد شد.
بخشنامه های سازمان برنامه و بودجه
