نظام مهندسی و استانداردهای تولید و توسعه نرم‌افزار (نماتن)

مرحله اول: نحوه ارجاع کار

فصل دوم

تهیه درخواست برای تهیه پیشنهاد (RFP)

NMTN.RFP.03

 

كليات

در روند اجراي يك پروژه يا در فرآيند تهيه يك نرم افزار، مسلماً انتخاب مجري واجد شرايط براي انجام آن از اهميت به سزايي برخوردار است. اين انتخاب نيز مستلزم آگاهي هرچه بيشتر مجري، از چارچوب و شرايط تعيين شده براي پروژه و يا موضوع كار توسط كارفرما می‌باشد.

به‌منظور ارائه اطلاعات و شرايط موردنياز در ارتباط با انجام يك پروژه يا ايجاد يك سيستم نرم‌افزاري، مستندي تحت عنوان RFP) (Request For Proposal = درخواست براي ارائه پيشنهاد، توسط كارفرما ارائه می‌گردد. مندرجات درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) به بيان اهداف، داشته‌ها، خواسته‌ها، محدودیت‌ها و شرايط مرتبط با پـروژه يا سيستم موردتقاضا می‌پردازد و بنابراين از اهميت ویژه‌ای برخوردار است.

با توجه به اهميت درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)، در مستند حاضـر ضمن اشاره به مزايا و الـزامات مترتب به آن، بخش‌های مختلف يك درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) در رابطه با پروژه‌های نرم‌افزاری مشخص‌شده است و در پايان نمونه يك درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) همراه با فرم‌های مورداستفاده در آن نيز ارائه گرديده است.

 

مزاياي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

مزاياي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) را می‌توان به شرح زير دسته‌بندی كرد:

- شناخت واقعي نيازهاي پروژه

- دريافت اطلاعات درست و دلخواه در رابطه با نيازهاي اعلام‌شده

- تخمين درست هزينه و زمان پروژه

- امکان مقايسه بهتر و ساده‌تر پيشنهادهاي دريافت شده

- کمک به اخذ تصميم آگاهانه

- کاهش مخاطرات پروژه

- کاهش شکايات احتمالي آتي پروژه

- كمك به انجام پروژه در يك تشكيلات اجرايي مناسب و منسجم

- نشانه جديت كارفرما در انجام پروژه

- دريافت پيشنهادات تكميلي و اضافي از پیشنهاددهندگان

- كمك به تنظيم پیمان‌نامه منطبق با نيازهاي اعلام‌شده

 

الزامات درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

 در فرآيند تهيه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) توجه به الزامات و نكات زير ضروري است:

- به ابهامات سريعاً پاسخ داده شود

- سؤالات به‌دقت بررسي شود

- به پيامدها به‌دقت توجه شود

- پيامدهاي قانوني به‌دقت تشريح شود تا پیشنهاددهندگان کاملاً از آن مطلع گردند

- مراجع حل اختلاف مشخص شود

- نقاط شاخص پيشرفت (Mile Stone) پروژه تعيين شوند

- زمان و نحوه پرداخت‌ها مشخص شود

- قرارداد خام در اختيار پیشنهاددهندگان قرار گیرد

 گردش اجرايي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

مراحل تهيه و گردش اجرايي پروژه به شرح زير می‌باشد:

- شناخت نيازهاي پروژه

- تهيه و تنظيم درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

- ارسال درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) براي اشخاص واجد شرايط

- برپايي جلسات پرسش و پاسخ براي اشخاص

- دريافت پيشنهادها از اشخاص

 

 بخش‌های اصلي يک درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) عبارت است از:

1- جلد

2- بخش اداري و اجرايي

3- بخش فني

4- بخش مديريتي

5- بخش قيمت

6- پیوست‌ها

 

جلد

درج عناوين زیر در جلد درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) ضروري می‌باشد:

- نام سازمان يا شركت كارفرما

- عنوان پروژه يا سيستم

- تاريخ برگزاري جلسه يا جلسات احتمالي پرسش و پاسخ

- مهلت ارسال پيشنهاد

- ساير اطلاعات موردنیاز (تهیه‌کننده، تاريخ تهيه، کد شناسه، ....)

 

بخش اداري و اجرايي

در بخش اداري و اجرايي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) مطالب زير بيان می‌شوند:

- مقدمه

- هدف از ارائه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) و بيان اهداف، نيازهاي پروژه و محدودیت‌هاي احتمالي

- شرايط شركت، در مسابقه و نحوه ارسال پيشنهادات به كارفرما

- قالبي که بايد پیشنهادها بر طبق آن ارائه شود

- ضوابط و نحوه ارزيابي پيشنهادها

- قوانين و مقررات حاكم بر پروژه

- دستورالعمل جلسه پرسش و پاسخ (در صورت وجود)

- تيم تهیه‌کننده درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

بخش فني

الف - وضع موجود سازمان در محدوده پروژه يا سيستم موردنياز:

در اين بخش اطلاعات مربوط به وضع موجود سازمان در محدودة پروژه يا سيستم موردنياز و همچنين اطلاعات محيط فني سازمان تا آنجا كه بتواند پیشنهاددهنده را در جهت شناخت صحيح پروژه يا سيستم كمك نمايد، می‌بایستی ارائه شود. رئوس كلي اين اطلاعات عبارت‌اند از:

1- فرآيند انجام کار

2- ارائه نمودار گردش کار وضع موجود

3- پردازش‌های اصلي بيان شوند

4- ورودی‌های پردازش‌های اصلي

5- خروجی‌های پردازش‌های اصلي

6- نحوه نگهداري داده‌ها

7-ميزان و حجم پردازش داده‌ها

8-تعداد کاربران

9-سکوهاي سخت‌افزاری

10-سکوهاي نرم‌افزاری

11-سکوهاي شبکه و مخابراتي

 

ب- نيازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه يا سيستم موردنياز

در اين بخش درصورتی‌که كارفرما نسبت به محيط فني و زيرساخت پروژه يا سيستم موردنظر تصميم گرفته باشد، اعلام مي‌گردد. در غير این صورت مورد باید توسط پیشنهاددهنده مشخص و ارائه گردد. رئوس كلي اين اطلاعات عبارت‌اند از:

1-فرآيند مورد انتظار انجام کار به چه شکلي است؟

2- نيازها از سيستم جديد

3- استانداردهاي موردنظر

4- نحوه‌ دادوستد ‌اطلاعاتي ‌و تعامل ‌سيستم‌هاي موردنظر با سيستم‌هاي موجود

5- نحوه نگهداري داده‌ها

6- سکوهاي سخت‌افزاری موردنظر

7- سکوهاي نرم‌افزاری موردنظر

8- سکوهاي شبکه و مخابراتي موردنظر

 

بخش مديريتي

سازمان و يا شرکتي که با تهيه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) سعي در تشريح نيازهاي خود براي اشخاص حقيقي و حقوقي جهت ايجاد يک سيستم يا انجام يك پروژه نرم‌افزاری می‌نماید بايد ديدگاه خود را در رابطه با چگونگي انجام مراحل مختلف کار به‌وضوح و به نحو شفاف بيان كند.

ذکر اين نکته ضروريست که در حين انجام کار با توافقات طرفين قرارداد در صورت لزوم مي‌توان تغييراتي را در نحوه انجام کار ايجاد نمود.

روش‌ها و چگونگي انجام مواردي كه می‌بایستی توسط پیشنهاددهندگان تشريح و ارائه شوند عبارت‌اند از:

- طرح مديريت پروژه

- زمان‌بندی پروژه

- روش طراحي، توسعه و پیاده‌سازی

- چگونگي استقرار تيم پروژه

- چگونگي تحويل و نصب و راه‌اندازی

- روش آزمون پذيرش

- چگونگي آموزش

- چگونگي پشتيباني

- روش مستندسازی فراورده‌های پروژه

تشريح و ارائه مطالب فوق باعث می‌گردد که در حين انجام کار کمترين تنش بين طرفين ايجاد گردد.

 

بخش قيمت

در اين بخش از درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)، كارفرما ساختاري يکسان براي نحوه دريافت قيمت از پیشنهاددهندگان ارائه مي‌دهد. اين ساختار به نحوي است که آناليز قيمت پيشنهادي توسط پیشنهاددهندگان به شکلي يکسان ارائه شود و سازمان با سهولت و سادگي بيشتري بتواند قیمت‌های پيشنهادي را با يکديگر مقايسه نمايد. توجه به نكات زير در ساختار ارائه‌شده و دريافت قيمت از پیشنهاددهندگان از درجه اهميت برخوردار می‌باشد:

- ساختار و آناليز قيمت با توجه به نوع پروژه می‌تواند متفاوت باشد

- قيمت پيشنهادي نبايد صرفاً به بيان يك عدد ختم گردد، بلكه بايد با آناليز کامل همراه باشد

 

پيوست‌هاي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)

در انتهاي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)، موارد زير نيز به پيوست ارائه مي‌گردد:

- متن قرارداد

- ساير اطلاعات موردنیاز مرتبط با پروژه

 

نمونه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) و فرم‌های مورداستفاده در آن

 

بسمه‌تعالی

نام سازمان

درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP) پروژه: ..............................

تاریخ جلسات پرسش و پاسخ: ......................................................

................................................................

.................................................................

مهلت ارسال پیشنهاد: .............................................

تاریخ تهیه:................................................................

کد شناسه:................................................................

 

بخش اول

اطلاعات اداري و اجرايي

 

مقدمه:

در اينجا مقدمه‌ای بر درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)، به شکل کلي بيان می‌گردد

 

کليات:

در این بخش به شکل خلاصه اما کامل به بيان مشکلات موجود سازمان پرداخته می‌شود. ذکر اين نکته ضروري است که مشکلاتي که در اينجا به آن‌ها اشاره می‌شود، مشکلاتي هستند که باعث شده‌اند سازمان مربوطه به فکر اجرايي پروژه يا ايجاد سيستم جديد بيفتد و درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)، موجود نيز بنا بر احساس نیاز به حل اين مشکلات تهيه گرديده است.

 

چگونگي ارائه پيشنهادها (Proposal)

در اين بخش الگو يا چارچوبي که پیشنهاددهندگان بر اساس آن بايد پیشنهادهای (Proposal) خود را ارائه نمايند مشخص می‌گردد.

نحوه اخذ اطلاعات موردنیاز از پیشنهاددهنده می‌بایستی به شکل کامل بيان گردد. ذکر شود که قالب موردنظر پیشنهاد، در پیوست 2 درخواست برای ارائه پیشنهاد ارائه‌شده است.

به‌منظور جلوگيري از برخورد سلیقه‌ای و تسهيل در امر بررسي و ارزيابي پيشنهادهاي دريافتي، بهتر است در اين رابطه الگو و چارچوبي يكسان به پیشنهاددهندگان ارائه شود تا با استفاده از فرم‌ها و قالب‌های استاندارد اطلاعات موردنياز از آن‌ها اخذ گردد.

لازم به ذکر است که اين الگوي استاندارد در مستند ً تهيه پیشنهاد (Proposal) ً با شماره شناسه NMTN.PRP.03 ارائه‌شده است.

 

ضوابط و نحوه ارزيابي پيشنهادها

در اينجا ضوابطي که براي انتخاب برنده يا برندگان مسابقه مدنظر است و همچنين معيارهاي ارزيابي پيشنهادهاي دريافت شونده بيان می‌گردد.

ذکر شود که نحوه ارزیابی و پارامترهای موردنظر در پیوست 3 درخواست برای ارائه پیشنهاد، عنوان‌شده است.

در رابطه با نحوه ارزيابي پيشنهادها، به مستند " برگزاری مسابقه و ارزیابی پیشنهادها" با شماره شناسه NMTN.GNL.02 مراجعه شود.

 

قوانين و مقررات

قوانين و مقرراتي که بايد مدنظر شرکت‌کنندگان در مسابقه باشد، در اين قسمت به اطلاع آنان می‌رسد.

مثال:

هر پیشنهاددهنده تنها حق ارائه يك پيشنهاد و يا شركت در يك كنسرسيوم را دارد و چنانچه خلاف اين بند عمل نمايد از مسابقه حذف می‌گردد.

هزينه تهيه پيشنهاد به عهده پیشنهاددهنده می‌باشد و برگزارکننده مسابقه در هيچ شرايطي مسئول و يا متعهد به پرداخت هزینه‌هایی كه در اثر انجام فرآيند تكميل اسناد مسابقه و تهيه پيشنهاد براي پیشنهاددهنده ايجاد می‌گردد، چه پیشنهاددهنده برنده باشد و يا نباشد، نخواهد بود.

ذكر شرايط هزینه‌های خاص

ذكر شرايط تغييرات در اسناد مسابقه

دستورالعمل جلسات پرسش و پاسخ

عنوان جلسه: --------------------

تاریخ برگزاري جلسه: ---------------

از ساعت------ تا ------

محل برگزاري جلسه: ---------------

افراد شرکت‌کننده در جلسه:

 1- نام و نام خانوادگي: ------------ سمت در جلسه: ---------

 2- نام و نام خانوادگي: ------------ سمت در جلسه: ---------

---------------------------------------------------

 n- نام و نام خانوادگي: ------------ سمت در جلسه: ---------

مطالب مطرح شونده:

 1- ---------------------------------------

 2 - ---------------------------------------

 

بررسي سازمان در حوزه سيستم مورد مسابقه

در اين قسمت چگونگي ارائه فرصت به پیشنهاددهندگان براي بررسي سازمان در حوزه سيستم مورد مسابقه ذكر می‌شود.

 

تيم تهیه‌کننده درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)

براي اعضاي اصلي تيم تهیه‌کننده درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP)، اطلاعات ذيل بايد ارائه گردد.

نام و نام خانوادگي:

سمت:

شماره تماس:

شماره فاکس:

پست الکترونيکي:

آدرس پستي:

ساعات تماس:

بخش دوم

اطلاعات فني

 

وضع موجود سازمان در محدوده پروژه يا سيستم موردنياز:

در اين بخش اطلاعات مربوط به وضع موجود سازمان در محدودة پروژه يا سيستم موردنياز و همچنين اطلاعات محيط فني سازمان تا آنجا كه بتواند پیشنهاددهنده را در جهت شناخت صحيح پروژه يا سيستم كمك نمايد، می‌بایستی ارائه شود. رئوس كلي اين اطلاعات عبارت‌اند از:

1- فرآيند انجام کار

2- ارائه نمودار گردش کار وضع موجود

3- پردازش‌های اصلي

4- ورودی‌های پردازش‌های اصلي

5- خروجی‌های پردازش‌های اصلي

6- نحوه نگهداري داده‌ها

7- ميزان و حجم پردازش داده‌ها

8- تعداد کاربران

9- سکوهاي سخت‌افزاری

10- سکوهاي نرم‌افزاری

11- سکوهاي شبکه و مخابراتي

 

نيازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه يا سيستم موردنياز:

در اين بخش درصورتی‌که كارفرما نسبت به محيط فني و زيرساخت پروژه يا سيستم موردنظر تصميم گرفته باشد، مورد، اعلام می‌گردد. در غیر این صورت مورد، می‌بایستی توسط پیشنهاددهنده مشخص و ارائه گردد. رئوس كلي اين اطلاعات عبارت‌اند از:

9- فرآيند مورد انتظار انجام کار به چه شکلي است؟

10- نيازها از سيستم جديد

11- استانداردهاي موردنظر

12- نحوه‌ دادوستد ‌اطلاعاتي ‌و تعامل سيستم‌هاي موردنظر با سيستم‌هاي موجود

13- نحوه نگهداري داده‌ها

14- سکوهاي سخت‌افزاری موردنظر

15- سکوهاي نرم‌افزاری موردنظر

16- سکوهاي شبکه و مخابراتي موردنظر

 

سوابق پروژه‌های مشابه در سازمان:

در اين قسمت بايد سوابقي كه در رابطه با انجام پروژه‌های مشابه در سازمان مسابقه گذار وجود دارد، ذكر شود.

مواردي كه بايد ذكر شوند عبارت‌اند از:

1- شرح مختصر پروژه

2-زمان و مدت انجام آن

3-نتيجه انجام آن در اجرا

4-موفقيت و يا عدم موفقيت آن

5-دلايل شكست پروژه (درصورتی‌که با شكست مواجه شده است)

 

بخش سوم

 اطلاعات مديريتي

 

طرح مديريت پروژه:

در اينجا نحوه مديريت پروژه که مدنظر سازمان می‌باشد، بيان می‌گردد. طرح مديريت، شامل نحوه اجراي پروژه، روش‌های تضمين و کنترل‌ کيفي ‌و کنترل پروژه و‌ حداقل ‌پيکربندي ‌موردنیاز است.

 

زمان‌بندی پروژه:

چنانچه سازمان برگزارکننده مسابقه، پيشنهاد يا الزام خاصي در رابطه با انجام پروژه مورد مسابقه دارد، در اين قسمت ارائه می‌دهد.

 

استانداردهاي توليد و توسعه:

در اينجا انتظار يا الزام سازمان برگزارکننده مسابقه از فراروش، ابزار و استانداردهاي موردنظر بيان می‌گردد.

 

روش انجام کار:

در اينجا انتظار يا الزام سازمان برگزارکننده مسابقه از روش‌های موردنظر براي انجام کار بيان مي‌گردد. اين روش‌ها می‌توانند شامل موارد زير باشند.

1-چگونگي استقرار تيم و وظايف افراد تيم

2-چگونگي تحويل، نصب و راه‌اندازی پروژه

3- روش آزمون پذيرش

4- چگونگي آموزش

5-روش مستندسازی فراورده‌های پروژه

6-چگونگي پشتيباني

7-ذكر نحوه، شرايط و محدودیت‌هاي موجود در ارتباط با واگذاري بخشي از كار به پيمانكار ثالث (Outsourcing) توسط برنده مسابقه

 

بخش چهارم

 قيمت

 

آناليز قيمت:

در اينجا چگونگي آناليز قيمت توسط پیشنهاددهندگان بيان می‌گردد. لازم به ذکر است که در مستند “تهيه پیشنهاد” با شماره شناسه NMTN.PRP.03 قالب‌های موردنیاز براي انجام اين مهم در نظر گرفته‌شده است.

 

بخش پنجم

 پیوست‌ها

 

متن قرارداد:

در اينجا براي آشنايي پیشنهاددهنده با قرارداد موردنظر سازمان برگزارکننده مسابقه، قرارداد خام آورده می‌شود.

لازم به ذکر است که قراردادهاي نرم‌افزاری در مستندي جداگانه ارائه گرديده است.

 

نحوه ارائه پیشنهاد و قالب‌های موردنظر:

قالبی که برای ارائه پیشنهاد در نظر گرفته‌شده است در این قسمت ارائه می‌گردد.

 

نحوه ارزیابی پیشنهادها:

در این بخش چگونگی ارزیابی پیشنهادهای دریافت شده و چگونگی انتخاب برنده مسابقه، به همراه پارامترهای ارزیابی پیشنهادها، ارائه می‌گردد.

 

ساير:

هر توضيح لازم ديگر و يا مستنداتي که ازنظر سازمان برگزارکننده مسابقه می‌تواند براي درک بهتر کار مثمر ثمر واقع گردد در اين قسمت ارائه می‌گردد.